Organiza fiestas de empresa: ¡para que sean inolvidables!

De eso se trata precisamente: ¡planificar un evento inolvidable! Puedes «probarlo» tú mismo: ¿qué es lo que recuerdas (sobre todo si llevas ya bastante tiempo en tu empresa)? ¿De la reunión de coordinación número 24? ¿O de las fiestas de empresa, en las que por fin podías charlar de forma más distendida con tus compañeros y superiores y pasarlo bien?

Aunque las fiestas de empresa tienen una importancia tan grande en la trayectoria profesional, la planificación de este tipo de celebraciones suele dejarse de lado. Las enormes tareas deben realizarse en paralelo a la carga de trabajo diaria, y eso es una lástima, ya que, como se ha dicho, las fiestas de empresa pueden convertirse en auténticos hitos en la trayectoria de una empresa. Pero hay cosas que no se pueden cambiar; lo que sí se puede cambiar, sin embargo, es llevar a cabo la planificación de forma eficiente y, a ser posible, no cometer los errores que otros ya han cometido antes. ¡Ahí es donde entra en juego nuestro artículo sobre la planificación de fiestas de empresa!

Tipo de celebración: ¿qué es lo que celebramos realmente?

Esta pregunta puede parecer trivial, pero es un punto de partida sólido para una planificación exitosa. ¿Un aniversario de la empresa, el lanzamiento de un producto, un evento de team building o la fiesta anual de Navidad? ¿Qué es lo que realmente se va a celebrar? En función de ello, se pueden tomar decisiones clave, como la ubicación y el número de participantes. Así, en los eventos de team building suele ser bueno «salir un rato»; pensar «fuera de la caja» no siempre funciona cuando se está en medio de la caja, es decir, en las propias oficinas o instalaciones de la empresa. Si, por ejemplo, también se va a invitar a las familias de los empleados, simplemente se necesita más espacio para las actividades; sin embargo, el lanzamiento de un producto también se puede celebrar en las propias instalaciones con un poco de preparación y creatividad.

¿Quién celebra con quién?

Dependiendo del evento, se puede empezar a elaborar la lista de invitados. Aquí debería haber una estrecha coordinación con todas las partes implicadas, ya que no hay nada más embarazoso que olvidarse simplemente de determinados empleados y empleadas, es decir, no invitarlos. ¿Solo participarán en las celebraciones personas de la empresa o también personas externas? ¿Por ejemplo, clientes o las familias de la plantilla? En función del número de participantes, se puede elegir el lugar de celebración.

¿Cómo lo celebramos?

A menudo se piensa que con unas copas, unos platos y unos aperitivos pequeños ya basta, ya que la gente solo quiere celebrar juntos. Para que una organización así dé lugar a una celebración exitosa, se necesita un «equipo de fiesta» con mucha experiencia; es decir, solo funciona en muy contadas ocasiones… Es mejor planificar a lo grande y luego reducir la lista de actividades. No descartes ninguna idea y, sobre todo, da rienda suelta a tu creatividad:

• ¿Lema?
• ¿DJ / música en directo?
• ¿Actuaciones en el escenario?
• ¿Artistas de cabaret, presentadores o conferenciantes motivacionales?
• ¿Gastronomía?
• ¿Lugar de celebración?
• ¿Características y oferta? 

Quizá también se podría aprovechar para convertirlo en un día festivo con:

• una visita guiada, por ejemplo, a una cervecería
• Trabajo en equipo en, por ejemplo, una carrera de cajas de jabón
• Una jornada de senderismo con retos especiales
• Evento culinario conjunto

Piensa muy bien qué programa de entretenimiento se adapta mejor a tus invitados. Lo mejor es que hables con los responsables de cada equipo para determinar qué es lo más adecuado para cada empleado. Si estás organizando un evento para invitados externos, también debes valorar qué es lo más adecuado. En resumen: todo es posible, al menos hasta que se hayan establecido los límites presupuestarios (por eso hemos dejado este «factor perturbador» deliberadamente para el final de este artículo, por así decirlo, para no aguar la fiesta).

Invitar, invitar, invitar

Aunque es probable que casi todo el mundo esté esperando la fiesta de Navidad —ya que es una cita fija anual—, en el caso de eventos especiales «puntuales» hay que recurrir a recursos de comunicación más elaborados. También en este caso depende de qué se celebre exactamente. Así, una invitación enviada por correo y con un diseño cuidado puede aportar un carácter más oficial al lanzamiento de un producto. Para un evento de team building, quizá baste con un correo electrónico, una invitación a la reunión y un cartel colocado en un lugar destacado de la oficina, las naves de la empresa o la cocina.

¿Cómo organizo todo esto?

Aquí llegamos al punto más complicado, o al menos al que probablemente más temen la mayoría de los organizadores: ¡la planificación propiamente dicha! Un buen consejo, que al mismo tiempo también puede ser malo: quizá haya compañeros o compañeras a los que ya se les haya encomendado en el pasado la planificación de fiestas de empresa, que hayan adquirido experiencia al respecto y puedan transmitirla. Por así decirlo, no hay que empezar de cero. Pero ahí radica precisamente el lado negativo de todo esto, ya que no se deben reutilizar al pie de la letra los antiguos patrones de planificación. Las ideas nuevas pueden aportar un soplo de aire fresco a las celebraciones: si, por ejemplo, se ha elegido el mismo lugar por enésima vez, ¿quizá sea hora de probar algo nuevo?

También puede merecer la pena preguntar entre los compañeros de trabajo si hay alguien dispuesto a echar una mano. A menudo son precisamente los compañeros de los que menos te lo esperas los que, de repente, están a la altura de las circunstancias y, con un enorme compromiso, planifican, organizan, llevan a cabo y hacen que la celebración sea inolvidable.

El presupuesto como «factor perturbador»

Por supuesto, el presupuesto también es un factor decisivo a la hora de planificar. Así pues, si solo da para pagar al cómico o a la cómica, pero a cambio no hay comida ni regalos de Navidad, es posible que el presupuesto se haya destinado mal —y que los compañeros y compañeras se sientan casi con toda seguridad frustrados (a menos que el cómico o la cómica sea realmente muy entretenido o entretenida). Consultar con el departamento financiero puede aportar claridad y, al mismo tiempo, posibilidades de ahorro: ¿son deducibles fiscalmente algunas partes de la celebración o incluso todo el evento?

En definitiva, una buena preparación permite ahorrar tiempo, que se puede dedicar directamente a los aspectos más gratificantes de la planificación: dar rienda suelta a las ideas y a la creatividad, así como cosechar todos los méritos y elogios como organizador o organizadora.