Cómo organizar un evento sostenible y respetuoso con el medio ambiente
Por fin ha llegado el momento y la sostenibilidad ya no es solo algo «que está bien tener», sino algo «imprescindible». Por eso, no basta con diseñar solo ciertas áreas de forma más respetuosa con el medio ambiente, a modo de excusa, y comunicarlo a todas partes, sino que hay que replantearse cada aspecto de la planificación de eventos en este sentido. Y eso no es tan difícil como cabría temer, sobre todo si se toman las decisiones correctas ya desde la fase de planificación. Aquí tienes una pequeña lista de verificación.
1 | Ten en cuenta el desplazamiento
No se puede imponer a los participantes y visitantes de un evento cómo deben desplazarse hasta allí. Pero sí se les puede facilitar la tarea de optar por un transporte respetuoso con el medio ambiente. Ya desde la elección del lugar, se puede tener en cuenta la conexión con el transporte público y organizar servicios de lanzadera como alternativa para evitar los desplazamientos individuales. En eventos más pequeños, como congresos, seminarios o talleres internos de empresa, hay muchas más posibilidades de organización, como el desplazamiento conjunto en bicicleta o en tren. En este caso, se puede planificar el trayecto hasta el lugar del evento en etapas cortas, y un breve recordatorio, redactado de forma amable, en el que se indique que no todo el mundo debe desplazarse individualmente en coche, tiene un gran impacto.
2 | Evita generar residuos innecesarios
Aunque resulte tentador y ahorre tiempo, los materiales desechables son más que innecesarios y se pueden evitar. Es cierto que los vasos de plástico no hay que lavarlos, pero, a más tardar al ver las montañas de basura al finalizar el evento, debería surgir el remordimiento. ¿Existen alternativas, como vasos de cartón reciclables? ¿Un servicio de catering que ofrezca vasos reutilizables? También se puede planificar de antemano qué hacer con las sobras de comida que se prevén, por ejemplo, buscando destinatarios en centros de acogida para personas sin hogar o en plataformas de donación.
3 | De calidad, delicioso y sostenible
La mayoría de las empresas de catering ofrecen opciones de restauración respetuosas con el medio ambiente. Productos regionales en lugar de exóticos, rutas de suministro cortas en lugar de productos traídos en avión. No debe haber merma en la calidad; además, los comensales apreciarán los conceptos sostenibles.
4 | Todo el mundo debe poder participar
Los grandes recintos para eventos suelen ofrecer conceptos de accesibilidad y diversidad. En el caso de eventos pequeños y autoorganizados, conviene planteárselo con antelación. Cualquiera que lo desee o haya sido invitado debe poder disfrutar de todo el programa sin obstáculos.
5 | Uso inteligente de la energía
No hace falta estar sentado en un lugar frío, oscuro, caluroso o húmedo, pero, precisamente en lo que respecta al consumo energético, hay iniciativas que son sencillamente innecesarias. No es necesario tener calefactores en la carpa exterior VIP, una armada de calentadores portátiles ni una nave refrigerada a 17 grados en pleno verano; todo ello se puede solucionar con alternativas igual de cómodas. ¿Quizás incluso se podrían fabricar mantas con la marca del evento, que al mismo tiempo sirvan como obsequios para llevarse a casa? ¿O abanicos? ¿Quizás en la zona exterior bastaría con una sombrilla o un brasero alrededor del cual reunirse?
6 | ¿Por qué no quedarse directamente fuera?
Por supuesto, dependiendo del tiempo y la estación del año, algunos eventos podrían celebrarse directamente al aire libre. ¿Es necesario que la actividad de team building se realice en el circuito de karts o en la bolera, o no sería mucho más atractivo dar un paseo juntos por el bosque y hacer una parada en una cabaña? Precisamente en Austria, el «espacio natural para eventos» es enorme.
7 | Comunicación
El objetivo no debería ser presentarse bajo una luz favorable, sino arrojar luz sobre el tema de la sostenibilidad. Nadie tiene por qué felicitarte por la sostenibilidad; más bien, todo el mundo debería reflexionar sobre cómo hacer que las alternativas ecológicas destaquen más y se puedan utilizar en futuros eventos. Una vez que te hayas planteado esto y hayas comprobado que no hay pérdidas en cuanto a calidad y comodidad, podrás aportar sugerencias de mejora con ojo experto en futuros eventos. Una idea como «Oye, ¿qué tal si visitamos el parque de cuerdas y luego hacemos una ruta en bicicleta?» podría dar el impulso decisivo en la sesión de lluvia de ideas para el próximo evento de equipo.
